Self Check-In e obblighi di legge: cosa sapere per Hotel, B&B e Affitti Brevi

Negli ultimi anni, il self check-in è diventato una soluzione sempre più popolare tra le strutture ricettive come hotel, B&B e affitti brevi. È una modalità di registrazione che permette agli ospiti di registrarsi autonomamente tramite app, portali online o dispositivi automatici, senza interazione diretta con il personale.

Grazie alla possibilità di velocizzare le procedure di registrazione, offrire maggiore flessibilità oraria e migliorare l’efficienza operativa, questa modalità è apprezzata sia dai gestori che dagli ospiti. Tuttavia, recenti chiarimenti del Ministero dell’Interno sottolineano che il self check-in non può sostituire l’obbligo legale di identificazione diretta del cliente, da effettuarsi in presenza.

La Circolare del Ministero dell’Interno

In una recente circolare, il Ministero dell’Interno ha specificato che, secondo l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), il gestore della struttura ricettiva o l’affittuario di un alloggio breve deve verificare di persona l’identità degli ospiti. Questa verifica prevede che si confronti la corrispondenza tra il cliente e il documento di identità presentato, prestando particolare attenzione alla corrispondenza della fotografia.

La circolare chiarisce che l’identificazione fisica è l’unico metodo valido per adempiere agli obblighi di legge e non può essere delegata a sistemi di check-in online o strumenti digitali. Pertanto, sebbene il self check-in possa essere utilizzato come strumento di supporto, non può in alcun caso sostituire questa verifica in presenza da parte del gestore o di un incaricato.

L’identificazione del cliente deve avvenire al momento dell’arrivo o, al massimo entro 12 ore dall’arrivo, ridotte a 8 ore in caso di soggiorni di una sola notte.

Perché l’identificazione diretta è fondamentale?

L’identificazione fisica è una misura di sicurezza fondamentale per prevenire attività illecite: le autorità di pubblica sicurezza possono monitorare i movimenti degli ospiti, prevenendo eventuali situazioni in cui persone sospette o ricercate possano nascondersi all’interno di strutture ricettive; e verificare la corrispondenza tra cliente e il documento e la correttezza dei dati.

Keybox e accesso autonomo: attenzione agli obblighi di legge

Sappiamo che in alcune città è sempre più comune l’uso delle keybox, cassette di sicurezza che permettono agli ospiti di accedere autonomamente agli alloggi. Tuttavia, è importante sottolineare che questo metodo non è conforme alla normativa italiana se utilizzato senza prevedere la verifica diretta dell’identità dell’ospite.

Anche se all’Isola d’Elba queste pratiche sono ancora rare, è fondamentale essere sempre aggiornati per garantire il rispetto delle regole e la sicurezza degli ospiti.

In pratica, keybox e self check-in non sono illegali in sé, ma diventano non conformi alla legge se non accompagnati da una verifica fisica dell’identità da parte del gestore (o di un incaricato).

La normativa, infatti, non vieta l’uso di strumenti digitali o soluzioni per l’accesso autonomo, purché siano impiegati come supporto alla gestione operativa. L’obbligo resta quello di verificare di persona l’identità dell’ospite, confrontando il documento con la presenza fisica dell’individuo.

Di conseguenza, se il processo prevede l’uso di una keybox per l’accesso, ma è seguito da una verifica in presenza entro i termini previsti (entro 12 ore dall’arrivo, ridotte a 8 ore per soggiorni di una sola notte), non si configura alcuna violazione della normativa.

Check-in Online: cosa è consentito fare?

È possibile utilizzare il check-in online, ma solo come strumento di supporto per raccogliere in anticipo i dati dei clienti e accelerare le procedure di registrazione al momento dell’arrivo. Successivamente questi dati devono essere confermati con una verifica fisica in loco, che è l’unico metodo conforme alla normativa vigente.